El lenguaje administrativo (2ª parte)

     Este tema, como varios de los que se refieren al idioma tiene muchos puntos para tratar. Ya hemos hecho comentarios  de los problemas que plantea el uso de esa clase de lenguaje. Se dieron algunas sugerencias para tener en cuenta a la hora de utilizarlo, para  lograr una mejor expresión. Como no son las únicas, agregaremos estas otras:

1) La elección de la forma de expresión
     Expresarse correctamente no es sólo seleccionar las palabras adecuadas, sino también enlazarlas convenientemente. El estilo sencillo tiene muchas más posibilidades de éxito que el complicado.
     Cuanto más directo sea lo que decimos, más fácilmente nos comprenderán.
     Las ideas deben expresarse con claridad; las explicaciones, los paréntesis, las llamadas distraen la atención de cualquier lector y, más aún de aquel que lee un texto administrativo, para quien la lectura no es un placer, sino una necesidad.

2) El manejo de la letra chica
     Las informaciones importantes se situarán al principio. Esto asegura su lectura.
     En letra chica, sólo aparecerán las indicaciones secundarias, aquéllas que no tienen importancia fundamental. El redactor de cualquier texto administrativo debe tener esto bien presente. Nada le asegura que su escrito será leído en su totalidad, pero las posibilidades de que se lea la letra chica son ínfimas.
     Por lo tanto, ninguna información imprescindible debe escribirse en esta clase de letra.

3) El manejo de las mayúsculas y la negrita
     Determinados escritores tienen tendencia a recurrir con frecuencia a estos elementos de destaque. Basta con observar uno de los tantos textos administrativos que llegan a nuestras manos, para comprobarlo.
     Pero, para que cumplan con su función específica, la de destacar, tienen que ser usados con moderación. Si aparecen con mucha frecuencia, lo que se destaca pasa a ser lo que no los tiene.

4) El suministro de la información
     A través de los textos administrativos muy frecuentemente se da información. El responsable sabrá, antes de redactarlos, qué es efectivamente lo que quiere informar. Se limitará a suministrar datos objetivos, precisos y concretos. Su opinión personal no juega un papel preponderante.

 5) La actitud del redactor
     Son muchos los tipos de textos que entran en la caracterización de "administrativos". En algunos -una carta, un pedido, una solicitud- la presencia del escritor es evidente. Su actitud tendrá que ser de cordialidad, disponibilidad y tacto.
     En muchos de ellos, se hace necesario elegir una persona gramatical . Se puede seleccionar la primera persona (yo o nosotros); se puede seleccionar la tercera (él, ella, ellos o ellas), pero  cualquiera sea la elección, hay que mantenerse fiel a ella.
     Si, por ejemplo, se encabeza una carta de esta forma:
                  "Me dirijo a usted para pedirle...."
se habrá elegido la primera persona; la despedida podrá ser:
                     "lo saludo."
     Si, en cambio, se inicia de esta manera:
                  "Juan López se dirige a usted para pedirle...."
la persona elegida es la tercera; la despedida, entonces, será:
                    "lo saluda."
     El mezclar las personas gramaticales crea confusión en el lector y entorpece la comprensión.

6) La presentación del escrito
     Cualquier texto se capta por la vista. Si el que se recibe es agradable, tiene papel y letra adecuados, márgenes, sangrías y párrafos correctamente distribuidos, encabezamientos destacados, se tenderá a comprenderlo con facilidad. Se rechaza lo desprolijo porque, la mayoría de las veces, también es confuso.
     Por otra parte, cada texto tiene su forma, su silueta que, si está bien diseñada, reconocemos a primera vista. La mente, entonces, se apresta a entender lo que supone se le ofrece. Un cuestionario, una carta, un formulario, todos tienen que tener un aspecto exterior que hace que los reconozcamos como tales.

     Quien redacta un escrito administrativo, comercial, jurídico, tiene que ser capaz, antes de darlo por bueno, de ponerse en el lugar del destinatario. Plantearse algunas de estas preguntas sería por demás conveniente:

    ¿Me gustaría recibir este texto?
    ¿Lo entiendo con facilidad?
    ¿Necesito releerlo para entenderlo?
    ¿Debo recurrir a la ayuda de alguien para captar su esencia?
    ¿Me crea problemas el vocabulario?
    ¿La expresión es sencilla, clara, concisa?

     Todas estas recomendaciones son generales. Cada texto administrativo, comercial, jurídico, tendrá sus reglamentaciones específicas, que, posiblemente, trataremos.
     El lenguaje está en constante cambio y el dominio que de él tengamos depende, en gran parte, de nuestra posibilidad de adaptarnos a ellos. No puede el lenguaje administrativo quedar indiferente.

Volver a "Temas de Interés"